Beheer van digitale informatie opslag: luxe of noodzaak?
Een van de voorspellingen die tijdens de Deloitte Technology, Media and Telecommunications Predictions 2009 zal worden toegelicht is “Het opruimen van de digitale zolder”. Digitale opslag van gegevens lijkt onuitputbaar: enorme hoeveelheden gegevens kunnen relatief gemakkelijk opgeslagen worden, en zodra de opslagruimte uitgeput is wordt de capaciteit simpelweg verhoogd. Er komt een punt waarop het verhogen van de capaciteit niet meer mogelijk is wegens financiële en/of technische redenen: het punt waarop de digitale “zolder” opgeruimd moet gaan worden.
Maar het kan ook anders. De digitale opslag van informatie kan bij voorbaat al beheerst worden, zodat er slechts een “digitale vliering” vol relevante gegevens ontstaat, in plaats van een “digitale zolder” vol relevante én irrelevante gegevens. Om dit mogelijk te maken moet het beheren van digitale informatie opslag een noodzaak worden in plaats van een luxe. Organisaties moeten een mentale verandering doormaken: digitale informatie opslag van informatie is geen luxe die te pas en te onpas voor elk document toegepast kan worden, digitale opslag van informatie is een noodzaak die alleen toegepast kan worden op documenten die het opslaan waard zijn.
Om mijn punt te verduidelijken, zal ik het illustreren aan de hand van een voorbeeld. De map “Mijn Documenten” is voor de meeste mensen een bron van waardevolle documenten die in de loop der tijd opgeslagen zijn. Tevens bevat deze map vaak een wildgroei aan verschillende versies van hetzelfde bestand en documenten die achteraf niet nuttig bleken te zijn. Slechts een paar keer rondklikken in mijn Mijn Documenten map is voldoende om het laatste te bevestigen. Van sommige documenten heb ik een slordige 5-voud aan werkbestanden opgeslagen, zodat ik toentertijd kon zien wat ik de bewuste dag van opslaan toegevoegd/veranderd had. Is het nut van deze verschillende werkbestanden tijdens de looptijd van het project nog enigszins hard te maken, zodra het project is afgerond is het eigenlijk totaal onnodig om vijf verschillende versies van hetzelfde bestand op mijn laptop te laten staan.
Ongestructureerd is het echter niet in mijn Mijn Documenten map: alle bestanden behorend bij een bepaald project staan keurig in dezelfde map. Start ik een nieuw project of onderwerp dan creëer ik een nieuwe map of sub-map om de bestanden in op te slaan. Totdat het geheugen van mijn laptop vol is, is de noodzaak om vijf verschillende versies van hetzelfde bestand op te ruimen er dus niet.
Bovenstaande geldt niet alleen voor de Mijn Documenten mappen van alle werknemers, ook grootschalige opslagruimtes van organisaties kampen met eenzelfde soort probleem: het beheer van de digitale opslag van gegevens is een pure luxe, aangezien de capaciteit altijd nog verhoogd kan worden. Zonder systemen en strikte regelgeving op het gebied van digitale informatie opslag die de noodzaak benadrukken blijft de “digitale vliering” een illusie, en moeten we binnenkort massaal onze “digitale zolders”op gaan ruimen. Of vindt iemand dat deze keuze aan werknemers zelf overgelaten moet worden? Ik nodig u graag uit om te reageren op bovenstaande.
Popularity: 54% [?]
Read: 2564x | 2 Comments |
Share:

Klantparticipatie, co-creatie, User generated content (UGC); allemaal leuke buzzwords waarin bedrijven gebruik willen maken van de kennis en ervaring van klanten & consumenten, om hun producten, processen of bedrijf beter te maken. Door TIME werd ‘de consument’ een paar jaar geleden al tot meest invloedrijke persoon uitgeroepen.
Welkom op de Deloitte TMT weblog voor de ‘2009 Predictions’. Als toonaangevende speler in de Technologie-, Media- en Telecomsector (TMT) geeft Deloitte jaarlijks haar toekomstvisie op ontwikkelingen en trends.

