Beheer van digitale informatie opslag: luxe of noodzaak?

written by Momet Abas on February 24, 2009 at 12:33 pm

Een van de voorspellingen die tijdens de Deloitte Technology, Media and Telecommunications Predictions 2009 zal worden toegelicht is “Het opruimen van de digitale zolder”. Digitale opslag van gegevens lijkt onuitputbaar: enorme hoeveelheden gegevens kunnen relatief gemakkelijk opgeslagen worden, en zodra de opslagruimte uitgeput is wordt de capaciteit simpelweg verhoogd. Er komt een punt waarop het verhogen van de capaciteit niet meer mogelijk is wegens financiële en/of technische redenen: het punt waarop de digitale “zolder” opgeruimd moet gaan worden.

Maar het kan ook anders. De digitale opslag van informatie kan bij voorbaat al beheerst worden, zodat er slechts een “digitale vliering” vol relevante gegevens ontstaat, in plaats van een “digitale zolder” vol relevante én irrelevante gegevens. Om dit mogelijk te maken moet het beheren van digitale informatie opslag een noodzaak worden in plaats van een luxe. Organisaties moeten een mentale verandering doormaken: digitale informatie opslag van informatie is geen luxe die te pas en te onpas voor elk document toegepast kan worden, digitale opslag van informatie is een noodzaak die alleen toegepast kan worden op documenten die het opslaan waard zijn.

Om mijn punt te verduidelijken, zal ik het illustreren aan de hand van een voorbeeld. De map “Mijn Documenten” is voor de meeste mensen een bron van waardevolle documenten die in de loop der tijd opgeslagen zijn. Tevens bevat deze map vaak een wildgroei aan verschillende versies van hetzelfde bestand en documenten die achteraf niet nuttig bleken te zijn. Slechts een paar keer rondklikken in mijn Mijn Documenten map is voldoende om het laatste te bevestigen. Van sommige documenten heb ik een slordige 5-voud aan werkbestanden opgeslagen, zodat ik toentertijd kon zien wat ik de bewuste dag van opslaan toegevoegd/veranderd had. Is het nut van deze verschillende werkbestanden tijdens de looptijd van het project nog enigszins hard te maken, zodra het project is afgerond is het eigenlijk totaal onnodig om vijf verschillende versies van hetzelfde bestand op mijn laptop te laten staan.

Ongestructureerd is het echter niet in mijn Mijn Documenten map: alle bestanden behorend bij een bepaald project staan keurig in dezelfde map. Start ik een nieuw project of onderwerp dan creëer ik een nieuwe map of sub-map om de bestanden in op te slaan. Totdat het geheugen van mijn laptop vol is, is de noodzaak om vijf verschillende versies van hetzelfde bestand op te ruimen er dus niet.

Bovenstaande geldt niet alleen voor de Mijn Documenten mappen van alle werknemers, ook grootschalige opslagruimtes van organisaties kampen met eenzelfde soort probleem: het beheer van de digitale opslag van gegevens is een pure luxe, aangezien de capaciteit altijd nog verhoogd kan worden. Zonder systemen en strikte regelgeving op het gebied van digitale informatie opslag die de noodzaak benadrukken blijft de “digitale vliering” een illusie, en moeten we binnenkort massaal onze “digitale zolders”op gaan ruimen. Of vindt iemand dat deze keuze aan werknemers zelf overgelaten moet worden? Ik nodig u graag uit om te reageren op bovenstaande.

Popularity: 54% [?]

Posts that might be related...

Read: 2563x | Share:

1 On April 9th, 2009, Roland Jansma said:

Ik ken de digitale zolders van enkele bedrijven, waaronder het mijne. Het verschilt per organisatie en per werkplek of het nuttig is of medewerkers een ‘zoldertje’ mogen inrichten.

Voor kenniswerkers zoals onderzoekers en consultants is er een aantoonbaar nut. Indien deze medewerkers de voor hen beschikbare ruimte thematisch en/of naar projecten mogen indelen op persoonlijke en gemeenschappelijke schijven, kunnen zij zonder veel moeite informatie terugvinden, delen en ‘recyclen’. Dan heeft de ‘data-zolder’ een grote meerwaarde. Je kunt dat wel sterk van boven af reguleren, maar betutteling kan de creativiteit van de medewerkers afremmen, evenals de drive om bruikbare informatie die ze min of meer toevallig lezen, te rubriceren en op te slaan voor later gebruik.

Er zullen ook werkplekken zijn, waar een beperking van de persoonlijke data-opslagruimte geen beletsel vormt voor een optimale uitvoering van het takenpakket. Toch is het verstandig eerst met de betrokken medewerkers te communiceren alvorens daar datalimieten op te leggen. Niet alleen met het oog op de goede verstandhouding, maar ook vanwege de nieuwe inzichten die een gesprek over de behoeften op de werkvloer kan opleveren.

De door medewerkers zelf beheerde ‘zolders’ zijn niet voldoende om de kennis binnen een bedrijf te beheren. Ze zijn meestal niet duurzaam; als een team of veel leden daarvan wegvallen, wordt de bruikbaarheid en doorzoekbaarheid snel minder.

Los van de door de medewerkers zelf ingedeelde data-opslagruimten verdient het daarom aanbeveling ook zoiets als digitale projectarchieven te hebben voor afgesloten zaken. De indeling hiervan en de zaken die hier per project worden opgeslagen kunnen worden voorgeschreven. Ook de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid middels meta-informatie over de projecten moet hierbij geregeld worden. De opzet moet zo zijn, dat ook niet-betrokkenen hierin hun weg kunnen vinden.

2 On August 13th, 2009, Bram Ketting said:

Veel organisaties leiden aan een archiveringsdrang (al dan niet extern opgelegd, de overheid) wat er toe leidt dat medewerkers alles maar luk raak gaan archiveren en bewaren om vooral niets te vergeten.

Ook de hele mindset van medewerkers die veranderd is, waar prive vroeger de mailbox met 25MB zo vol zat, heeft tegenwoordig iedereen een mailbox van een paar gigabyte, maken de prijs per GB (HD) en desktop search engines archiveren en ordenen overbodig. Medewerkers zijn niet meer gewend om documenten te verwijderen.

Mijn inziens is een oplossing erg lastig, gebruik van ICT-toepassingen kan het wel vergemakkelijken; Door gebruik van cloud-computing kan er beter versiebeheer worden toegepast, wat een einde kan maken aan de wildgroei van allerlei draft versies (Zie Google Docs), de betere zoekalgoritmen en het aanmaken van tags kan het archief spitten vergemakkelijken en de opslag capaciteit is goedkoop en flexibel. Aannemelijk is het dan ook dat veel organisaties de oplossing in deze hoek zullen gaan zoeken en het groeiende archief als een gegeven nemen.

Apple heeft overigens een tijd geleden ook een aardig experiment gedaan door de documenten map te zien als een afvalbak. Documenten en folders die niet geopend/gebruikt werden verkleurden langzaam, waardoor dus in een oogopslag gezien kon worden wat waarschijnlijk overbodig was geworden of ‘rijp’ voor het archief.